18. Februar 2014

SEPA-Lastschriftverfahren:
Was gilt es zu beachten?

Durch die SEPA-Umstellung ergeben sich einige Änderungen für Lastschriften bzw. Abbuchungsaufträge. Um diese Umstellung reibungslos abzuwickeln, sollten Sie folgenden Schritten folgen:

  1. Gläubiger-ID
    Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank (www.glaeubiger-id.bundesbank.de/) um Sie als Lastschrift-gläubiger eindeutig zu kennzeichnen.

  2. Übersicht aller Lastschriften
    Erstellen Sie eine Übersicht aller Kunden, mit welchen Sie im Lastschrift- oder Abbuchungsverfahren zusammenarbeiten. So fällt es Ihnen leichter, den Überblick zu behalten

  3. SEPA-Lastschriftmandat
    Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie ein sogenanntes SEPA-Lastschriftmandat. Das SEPA-Lastschriftmandat ist eine schriftliche Ermächtigung mit Datumsangabe und eigenhändiger Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Datum und Unterschrift sind hierbei Pflicht. Wie die frühere Einzugsermächtigung berechtigt es Sie, fällige Rechnungsbeträge vom Konto Ihrer Kunden einzuziehen.

    Falls Sie Rechnungen per Lastschrift einziehen, überprüfen Sie ob Ihnen die bereits bestehenden Einzugsermächtigungen schriftlich vorliegen. Diese bleiben weiterhin gültig und können für zukünftige SEPA-Basislastschriften (für den Zahlungsverkehr mit Privat- und Geschäftskunden) verwendet werden.
    Tipp: Haben Sie diese nicht vorliegen, finden Sie hier einen Mustertext: www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations

    Falls Sie Rechnungen per Abbuchungsauftrag einziehen, holen Sie ein neues SEPA-Mandat für die Erzeugung von SEPA-Firmenlastschriften (ausschließlich für den Zahlungsverkehr mit Geschäftskunden) ein.
    Tipp: Hier finden Sie einen Mustertext: www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations

  4. Mandatsreferenz
    In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschrift-mandats. Sie müssen daher für jeden Zahlungspflichtigen eine Mandatsreferenz-Nummer vergeben. Mithilfe dieser eindeutigen Nummer muss für jedes Mandat nachvollziehbar sein, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat.
    Tipp: Der Aufbau einer Mandatsverwaltung kann für Sie eventuell organisatorische und technische Auswirkungen haben. Legen Sie deshalb von vornherein ein durchdachtes System für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz-Nummer für Ihre Kunden fest. Beachten Sie dabei, dass diese Nummer aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Buchstaben, Zahlen und folgenden Sonderzeichen enthalten können: 0-9 A-Z a-z : ? , - ( + . ) / Umlaute und Leerzeichen sind nicht zugelassen.

  5. Kommunikation mit Ihrem Bankinstitut
    Tipp: Sprechen Sie zur Sicherheit mit Ihrer Bank bzgl. der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren (Einreichungsfristen, Erst- und Folgelastschriften) und vergewissern Sie sich, dass Ihre Bank Ihr Konto für die SEPA-Geschäftsvorfälle freigeschaltet hat.

  6. Kommunikation mit Ihren Kunden
  7. Vor der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren müssen Sie Ihre Kunden über den Verfahrenswechsel informieren. Teilen Sie Ihren Kunden bei dieser Mitteilung Ihre Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. „nächster Lastschrifteinzug“) mit.
    Tipp: Sie können die Mitteilung auch auf einer Rechnung, in einer Textergänzung im Vertrag oder bei einer Vertragsänderung vermerken!

    Sie sind zudem verpflichtet, Ihre Kunden vor jedem Lastschrifteinzug darüber zu informieren. Den ersten Einzug müssen Sie 14 Tage, jeden Folgeeinzug 5 Tage vor Fälligkeit ankündigen.
    Tipp: Auch diese Mitteilung können Sie auf einer Rechnung, in einer Textergänzung im Vertrag oder bei einer Vertragsänderung vermerken!

  8. Umstellung des Lastschriftverfahrens in der Lohnsoftware
    Führen Sie die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren in Ihrem Lohn-Programm durch.
    Tipp: Sind Sie bei einem professionellen Anbieter von Lohnsoftware, führt dieser die Umstellung automatisch für Sie durch!

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