25. Mai 2016

Umstellung beim Lohnnachweis: Besser jetzt schon die UV-Daten prüfen!

Zum 01.01.2017 wird mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz das elektronische Verfahren zur Erstellung des Lohnnachweises für die Gesetzliche Unfallversicherung neu gestaltet. Daher muss der Lohnnachweis für die Jahre 2016 und 2017 ZUSÄTZLICH zur bisherigen Übermittlungsart digital übermittelt werden.

Übermittlung des Lohnnachweises bisher

Bisher muss von den Unternehmen der Lohnnachweis ausgefüllt und in Papierform an die zuständigen Unfallversicherungen übersendet werden. Der Lohnnachweis wird als Grundlage des Beitragsbescheides herangezogen. Viele Unfallversicherungen bieten bereits seit einiger Zeit an, den Lohnnachweis digital über eine Extranet-Anwendung zu übermitteln. Dieser Weg ist jedoch unabhängig vom zukünftigen digitalen Verfahren.

Übermittlung des Lohnnachweises zukünftig

Um den Lohnnachweis digital übermitteln zu können, muss ab Dezember 2016 jährlich ein sog. Stammdatendienstabruf vorgenommen werden. Über diesen Stammdatendienstabruf werden die anzuwendenden Gefahrentarifstellen und die Mitgliedsnummer digital an die Unternehmen rückgemeldet.

Um den Stammdatendienstabruf vornehmen zu können, erhalten alle Unternehmen im 4. Quartal 2016 eine PIN von ihrer Unfallversicherungen, die in einer systemgeprüften Lohnsoftware hinterlegt werden muss. Nur die über den Stammdatendienstabruf rückgemeldeten Gefahrentarifstellen dürfen den Mitarbeitern in der Lohnsoftware zugewiesen werden.

Im Januar des Folgejahres wird der Lohnnachweis (wenn allen Mitarbeitern die korrekte Gefahrentarifstelle zugewiesen wurde) automatisch über die systemgeprüften Lohnsoftware an die Unfallversicherungen übermittelt.

"Probejahre" 2016 und 2017

Der Lohnnachweis muss für die Jahre 2016 und 2017 ZUSÄTZLICH zur bisherigen Übermittlungsart digital übermittelt werden. Grund hierfür sind die schlechten Erfahrungen mit dem bislang geplanten maschinellen Lohnnachweis. Daher werden die von den Arbeitgebern im Januar 2017 (für 2016) und im Januar 2018 (für 2017) zu meldenden elektronischen Lohnnachweise ausgewertet und mit den Papierlohnnachweisen verglichen. Erst im Jahr 2019 wird (für das Jahr 2018) ausschließlich der elektronische Lohnnachweis als Grundlage für die Finanzierung der gesetzlichen Unfallversicherung herangezogen.

Hilfreiche Tipps

  • Prüfen Sie am besten zeitnah, ob bei allen Mitarbeitern eine gültige Gefahrentarifstelle hinterlegt ist. Dies ist im Jahr 2016 vor allem deshalb wichtig, weil der Stammdatenabruf erst im Dezember 2016 vorgenommen werden kann, der Lohnnachweis aber schon im Januar 2017 übermittelt wird. Somit haben Sie nur wenig Zeit, alle Gefahrentarifstellen zu prüfen!
  • Prüfen Sie, ob eine gültige Mitgliedsnummer in der Lohnsoftware hinterlegt ist.
  • Vergessen Sie nicht, die PIN in der systemgeprüften Lohnsoftware zu hinterlegen, die Sie im 4. Quartal von Ihrer Unfallversicherung bekommen.

Glossar

  • Gefahrentarifstelle = Strukturschlüssel
  • Lohnnachweis = Entgeltnachweis

1 Kommentar:

  1. Sehr interessanter Hinweis. Klasse Arbeit die hier geliefert wird.

    AntwortenLöschen